Implantar un software ERP es uno de los proyectos vitales de cualquier empresa que quiere seguir creciendo. Por dificultad, demanda de tiempo e importancia; la implantación de un software ERP es un hito para cualquier compañía. Este hito deriva de una necesidad detectada que a su vez desencadena un proceso para seleccionar un software ERP.
Cuáles son las preguntas clave para seleccionar un software ERP
Seleccionar la herramienta es una fase fundamental ya que puede condicionar no sólo el implantador, el coste o el tiempo, sino el propio futuro de la empresa. Por ello, con ánimo de relativizar una tarea tan importante, hemos seleccionado una serie de preguntas clave para seleccionar un software ERP con garantía de éxito.
¿Necesita mi empresa un software ERP?
Aunque este proceso de selección venga derivado de haberse respondido ya a esta pregunta, es preciso realizar una reflexión profunda sobre la misma. No sólo sobre la propia necesidad, sino también siendo conscientes del esfuerzo y contraponiendo la necesidad al posible desgaste (tiempo, recursos, dedicación, coste de oportunidad, ánimo)
¿Qué software ERP se adapta mejor al modelo de negocio de mi empresa?
Aquí va la primera pista para seleccionar el software ERP ideal. En este punto es importante pensar en las necesidades específicas de la empresa: teniendo en cuenta éstas, será más fácil comenzar la búsqueda. Existe una amplia gama de software de gestión, verticales y mejoras que podemos tener en cuenta para cada sector; pero conviene ser prudente en este aspecto. En un panorama de cambio constante, seleccionar un software ERP muy enfocado a un modelo de negocio concreto se puede convertir en un lastre a futuro.
¿De qué presupuesto disponemos para hacer frente al proyecto?
Qué vamos a contar que no conozcan ya, se puede pedir la carta a los Reyes Magos, pero cualquier acción a la que nos enfrentemos en la empresa es susceptible de conllevar una inversión. Y para acometerla, se debe contar con los recursos apropiados: no sólo monetarios, también en términos de disponibilidad de empleados, posibles paradas de actividades controladas, etc.
¡Ojo! A la hora de determinar el presupuesto, debemos tener en cuenta los recursos disponibles, los costes en los que podemos incurrir y también los beneficios que se van a obtener de la inversión.
¿Cuáles son los problemas de la empresa?
Se pueden tener muchos y muy distintos. Pero la buena práctica establece que debemos enfocarnos en dos o tres fundamentales. En base a los mismos podemos elegir los dos o tres software ERP que mejor los resuelvan. Posteriormente, se verá cómo éstos enfocan las necesidades secundarias. En una tercera fase, se pueden establecer las aportaciones extra de la herramienta seleccionada para maximizar su rendimiento.
¿Qué equipo va a liderar la implantación?
Esta pregunta es importante por dos cuestiones. La primera, porque la adecuación de la herramienta a la empresa dependerá en gran medida del equipo seleccionado. La segunda, porque no deberíamos implantar ciertos tipos de software ERP si el equipo o los usuarios no lo van a poder soportar. Por ejemplo, una herramienta muy complicada para usuarios con tareas muy especializadas; o un software ERP hecho a medida en una empresa sin departamento de informática o sistemas.
¿Cómo pretendemos gestionar el cambio?
La gestión del cambio es donde el nuevo software ERP se la juega. Más que una pregunta a hacerse, se trata de un recordatorio. Debemos contar con una planificación para que el cambio no se vaya de las manos: plazos, acciones, personas involucradas.
